Asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita sekä sidosryhmiä koskeva tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Impact Agency Fabrik Oy – Y-tunnus: 1059043-8 (myöhemmin ”Rekisterinpitäjä”)
Osoite: Siltakatu 14 B, 80100, Joensuu
Puhelin: +358 400 570 270
Sähköposti: perttu@fabrik

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa:
Perttu Kouvalainen, perttu@fabrik.fi

2 Mitä tarkoitamme eri termeillä?

”Rekisteröidyllä” tarkoitamme sitä ihmistä, kenen henkilötietoja Rekisterinpitäjä henkilörekistereissään käsittelee tässä tietosuojaselosteessa kuvatuilla tavoilla.

”Henkilötiedoilla” tarkoitamme kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (”Rekisteröity”) liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja asioimishistoria.
”Asiakkaalla” tarkoitamme niiden yritysten ja muiden yhteisöjen (jäljempänä ”yritys”) yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Rekisterinpitäjällä on asiakassuhde, sekä kuluttaja-asiakkaita.
”Potentiaalisilla asiakkailla” tarkoitamme yritysten yhteyshenkilöitä ja kuluttajia, joiden kanssa Rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.

”Sidosryhmillä” tarkoitamme sellaisia yritysten yhteyshenkilöitä ja kuluttajia, joiden kanssa Rekisterinpitäjällä on yhteistyösuhde (esimerkiksi palveluja Rekisterinpitäjälle tuottavien yritysten edustajat) taikka muu yhteys (esimerkiksi median edustajat tiedottamistoiminnan osapuolina sekä yhteiskunnalliset päättäjät yhteiskuntasuhdetoimintaan liittyen).

3 Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme Rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

• tuotteiden ja palvelujen toimittaminen
  Voimme käyttää Henkilötietojasi tuotteiden ja palvelujen toimittamiseksi, mikäli edustamasi yritys tai sinä itse olet esimerkiksi ostanut tuotteen tai palvelun meiltä, käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme tai osallistunut tapahtumiimme. Henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn taikka tämän edustaman yrityksen väliseen sopimukseen tai muuhun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.
• asiakasviestintä
  Voimme käyttää Henkilötietojasi asiakasviestinnässämme, esimerkiksi lähettääksemme sinulle tuotteisiin ja palveluihin liittyviä ilmoituksia, tiedottaaksemme palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääksemme palautetta tuotteistamme ja palveluistamme.
• markkinointi
  Voimme ottaa sinuun yhteyttä kertoaksemme uusista tuotteista, palveluista tai eduista. Voimme käyttää Henkilötietojasi tarjontamme räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saatamme antaa suosituksia tai näyttää räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa, kuten kohdistaa verkkomainontaa niille Rekisteröidyille, jotka ovat vierailleet verkkosivuillamme.
• tutkimukset
  Voimme ottaa sinuun yhteyttä suorittaaksemme mielipide-, markkinointi- ja muita liiketoimintamme kannalta tarpeellisia tutkimuksia.
• asiakas- ja sidosryhmäsuhteen hoito, analysointi ja kehittäminen
  Voimme käyttää Henkilötietojasi edustamasi yrityksen kanssa tai suoraan kanssasi muodostetun asiakas- tai sidosryhmäsuhteen hoitoon, analysointiin ja kehittämiseen.
• tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
  Voimme käyttää Henkilötietojasi tuotteidemme ja palveluidemme kehittämiseen, esimerkiksi tuote- ja palveluvalikoimamme parantamiseen asiakkaita enemmän kiinnostavaksi.
  
  Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:
  a) olet antanut suostumuksesi Henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa edustamasi yritys tai sinä olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi;c) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; jaf) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut.
  
  Käsittelemme tietojasi pannaksemme täytäntöön sopimuksen edustamasi yrityksen tai suoraan sinun kanssa (esim. viestintäpalvelun tai markkinatutkimuksen toteuttaminen).
  Meillä on liiketoimintamme harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja voimme oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä yhteystietojasi hyödyntäen, mukaan lukien Henkilötietojen käsittely kohderyhmien muodostamiseksi. Muita oikeutettuja etujamme, joiden perusteella Henkilötietojasi voidaan käsitellä, ovat mm. neuvonta ja muu asiakaspalvelu ei-asiakkaille, liiketoiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen.
  
  Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voimme pyytää suostumustasi muunlaiseen Henkilötietojen käsittelyyn.
  
  Voimme käsitellä Henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden tai rahanpesun estämistä koskevan lainsäädännön perusteella.

4 Mitä tietotyyppejä voimme käsitellä?

Käsittelemämme Henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:

4.1 Perustiedot kaikista Rekisteröidyistä

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot)
• sukupuoli
• Rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• suoramarkkinointivalinnat
• Rekisterinpitäjän digitaalisten palvelujen käyttöä koskevat tiedot
• tiedot Rekisteröidyn päätelaitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähetetyistä evästeistä ja muista vastaavista toiminnoista ja niiden avulla kerätystä datasta, mikäli henkilö on tunnistettavissa näiden tietojen perusteella
• mahdolliset asiakaspalvelupuhelujen taltioinnit sekä asiakaspalveluun liittyvät sähköposti- ja verkkokeskustelut esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa

4.2 Lisätiedot yritysten edustajista

• titteli ja/tai työnkuvaus nykyisessä ja aikaisemmissa Rekisterinpitäjän toimintaan liittyvissä työtehtävissä

4.3 Rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluja ostaneiden, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden Rekisteröityjen tiedot

• asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja -tapa
• Rekisteröidylle kohdistetut kampanjat ja tarjoukset sekä niiden käyttö
• Rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnonkohteet ja muut tiedot
• palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet

4.4 Rekisterinpitäjän tapahtumiin osallistuneiden Rekisteröityjen tiedot

• ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiä tietoja, jotka Rekisteröity on antanut vapaaehtoisesti)
• syntymäaika niihin tapahtumiin liittyen, joiden osalta esim. laivayhtiö sitä edellyttää
• matkaseuralaisen nimet ja syntymäaika silloin, kun esim. laivayhtiö sitä edellyttää

4.5 Rekisterinpitäjän verkkopalveluiden asiakkaiden tunnistautumistiedot

• Rekisteröidyn kirjautumistunnukset
• toiminta verkkopalvelussa sisäänkirjautumisen jälkeen

5 Mistä lähteistä keräämme Henkilötietojasi?

Suurin osa Henkilötiedoista saadaan sinulta asiakas- ja sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä laitteista ja ohjelmistoista, joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme.
Saamme Henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta ja organisaatioilta, jotka tarjoavat Henkilö- ja luottotietojen hankinta- ja päivityspalveluja, sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten www-sivuilta ja eri medioista. Keräämme markkinointitarkoituksiin Henkilötietojasi sinulta erilaisten aktivointien, kuten arpajaisten, kilpailuiden, kyselyiden tai tapahtumien yhteydessä (Rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden toimesta).

Saamme Henkilötietoja yritysten edustajista myös näiden kollegoilta eli yrityksen pääyhteyshenkilö voi kertoa meille Henkilötietoja myös muista Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvistä henkilöistä.

6 Teemmekö markkinoinnin kohdentamista?

Voimme analysoida rekistereissämme olevia Henkilötietoja sekä yhdistää niitä ristiin ja kolmansilta tahoilta saataviin tietoihin. Tietojen käsittelyllä voidaan mm. pyrkiä luomaan samantyyppisistä sisällöistä kiinnostuneita kohderyhmiä, ja kohdentaa sisältöjä erilaisille ryhmille parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen luomiseksi sekä potentiaalisten asiakkaiden kiinnostuksen herättämiseksi.

7 Kenelle voimme jakaa Henkilötietojasi?

Emme anna, myy tai muuten paljasta Henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Jaamme Henkilötietojasi meille palveluita suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, tutkimustoiminta, markkinointi ja tapahtumien tuottaminen sekä laskutus. Saatamme jakaa Henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja voimme esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille.
Henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää, minkä vuoksi emme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin sovittujen palvelujen tarjoamiseen, ja edellytämme osapuolilta Henkilötietojesi suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Saatamme jakaa Henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa yhdessä hallinnoimme ja toteutamme yhteisiä projekteja, kuten yhteisiä tapahtumia.

Saatamme jakaa Henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa niiden itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä tietosuojaselosteessamme määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa. Luovutamme Henkilötiedoistasi tällaisiin tarkoituksiin vain sen minimimäärän, mikä on tarpeellista kolmannen osapuolen kanssa sovitun toimenpiteen suorittamiseksi.
Voimme jakaa järjestämiimme tapahtumiin osallistuvien Rekisteröityjen Henkilötietoja harkintamme mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille sekä julkisuuteen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi asianmukaista (esimerkiksi sidosryhmille järjestetyn tapahtuman osallistujalistan jakaminen kaikille osallistujille ja tapahtumassa otettujen kuvien sekä videoiden julkaiseminen sosiaalisessa mediassa).
Voimme jakaa Henkilötietojasi yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle. Voimme jakaa Henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan tahon velvoittavasta määräyksestä.

8 Siirrämmekö Henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?

Saatamme palveluja tarjotessamme käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Saatamme siten siirtää Henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen.

Näissä tapauksissa varmistamme, että Henkilötietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että Henkilötietosi suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja käsittelijäsopimuksia sekä edellyttämällä Henkilötietojen vastaanottajalta asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.

9 Kuinka kauan käsittelemme Henkilötietojasi?

Käsittelemme Henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen tarkoittamissa rekistereissämme niin kauan kuin meillä on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.
Eri henkilöryhmien Henkilötietojen käsittelyaika määräytyy seuraavin perustein:
• yritysasiakkaiden edustajat
Voimme käsitellä Henkilötietojasi niin kauan kuin edustat Rekisterinpitäjän yritysasiakasta sekä päätösvuotta seuraavan kolmannen vuoden loppuun.
Tämän jälkeen voimme siirtää tarpeelliset Henkilötietosi markkinointirekisteriimme ja käsitellä sinua jälleen potentiaalisen yritysasiakkaan edustajana.
• kuluttaja-asiakkaat
Voimme käsitellä Henkilötietojasi asiakassuhteesi olemassaolon ajan sekä päätösvuotta seuraavan kolmannen vuoden loppuun.
Tämän jälkeen voimme siirtää tarpeelliset Henkilötietosi markkinointirekisteriimme ja käsitellä sinua jälleen potentiaalisena asiakkaana.
• potentiaaliset kuluttaja-asiakkaat ja potentiaalisten yritysasiakkaiden edustajat
Voimme käsitellä Henkilötietojasi toistaiseksi niin kauan, kunnes edustamastasi yrityksestä tai sinusta tulee asiakkaamme tai kunnes vaadit Henkilötietosi poistettavaksi markkinointirekisteristämme.
• sidosryhmien jäsenet
Voimme käsitellä Henkilötietojasi niin kauan kuin olet jonkin sidosryhmän jäsen, kuten edustat yhteistyökumppaniamme tai mediaa, sekä jäsenyyden päättymishetkellä kuluvan kalenterivuoden loppuun.

10 Onko sinun välttämätöntä antaa Henkilötietojasi meille?

Jotta voimme täyttää väliseemme asiakassuhteeseen liittyvät sopimusvelvoitteemme, on meidän saatava ja käsiteltävä sinua koskevia Henkilötietoja. Ilman tarvittavia Henkilötietoja emme voi tarjota sinulle tuotteitamme ja palveluitamme.

11 Miten voit käyttää Henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasiVierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa Henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 annettuihin yhteystietoihin oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat (oikeuksien laajuus riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojesi käsittely pohjautuu eli kaikki alla olevat oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissäsi):
a) Oikeus saada pääsy Henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin Henkilötiedoista, joita sinusta on yksilöimääsi henkilörekisteriin kerätty.
b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Mikäli huomaat Henkilötiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi Henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

1. Henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat Henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
4. Henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
5. Henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
6. Henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten Rekisterinpitäjän digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.

d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää meitä rajoittamaan Henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:

1. kiistät meillä olevien Henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
3. emme enää tarvitse kyseisiä Henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
4. olet vastustanut Henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö oikeutetut perusteemme sinun perusteesi.

e) Oikeus vastustaa sinua koskevien Henkilötietojen käsittelyä. Mikäli käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien Henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oikeus vastustaa Henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
f) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos Henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada meille itsestäsi toimittamat Henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.
g) Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa Henkilötiedoistasi käsitellään tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä Henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja meidän välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi.

12 Minkä maan lainsäädäntöä Henkilötietojesi käsittelyyn sovelletaan?

Me olemme suomalainen yhtiö. Tämän tietosuojaselosteen kattamiin henkilörekistereihin ja niihin sisältyvien Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

13 Miten voimme päivittää tätä tietosuojaselostettamme?

Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti. Jos alamme käsitellä Henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon Henkilötietosi kerättiin, ilmoitamme asiasta ja päivitetystä tietosuojaselosteesta ennen kyseistä jatkokäsittelyä. Muiden muutosten osalta tiedotamme verkkosivuillamme tietosuojaselosteen päivittämisestä.